Роль проверок наличия и физического состояния архивных документов в обеспечении их сохранности

Поврежденные дела извлекают и сразу же изолируют от «здоровых». Зараженные дела подвергают анализу и дезинфекции, а остальные - обеспыливанию с раствором антисептика.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Дефекты бумаги могут иметь характер механических повреждений, биологических, химических, вызванных воздействием воды и огня. Такие дефекты легко распознаются по признакам разрывов, надрывов листа при изгибе, ветхости краев листа, истонченности поверхности листа, рыхлость бумаги, изменение (пожелтение) цвета бумаги, волнистой поверхности. Такие документы требуют специальной реставрации.

При выявлении дефектов текста (угасание текста, размытие, слабоконтрастность) применяются фотореставрация, компьютерные способы усиления изображения, иногда - машинописное или принтерное копирование.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:

листе-заверителе (приложение № 3);

листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение необходимой обществу ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. Степень риска физического повреждения документов к концу 1990-х гг. достигла кризисного состояния. Ускорился быстротекущий процесс ухудшения состояния, качественных характеристик основы и текста документов. Следовательно, обеспечение сохранности документов является для архивов научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.

Итак, архивы на основе единых научно-методических принципов обеспечивают сохранность принятых документов, создают условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляют удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.